1.   Le présent règlement s'applique aux documents détenus par la Fédération des producteurs acéricoles du Québec, que leur conservation soit assurée par celle-ci ou par un tiers; il s'applique quelle que soit la forme de ces documents.

2.   Les documents de la Fédération sont conservés, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège; à l'exception des documents visés à l'article 3 et des documents d'usage courant, la Fédération peut cependant, par résolution, convenir d'un autre lieu d'entreposage.

3.   Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

  -  documents constitutifs et leurs amendements;

  -  règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

  -  rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

  -  procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs, des assemblées du conseil d'administration et des assemblées du conseil exécutif.

4.   Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d'au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

  -  contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l'achat d'effets mobiliers;

  -  chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

  -  conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

  -  le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

5.   Tout document relatif au fonctionnement d'un système de mise en commun doit être conservé pour une période minimale de 2 ans.

6.   Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs acéricoles du Québec (Décision 5467, 91-11-07) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, les documents de la Fédération sont publics et accessibles à tous les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs acéricoles du Québec (Décision 5057, 90-02-02).

7.   Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n'est accessible qu'à ce producteur.

8.   Sous réserve de prescriptions au contraire dans la Loi, la Fédération peut refuser l'accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d'administration et du conseil exécutif ainsi qu'à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

9.   Le droit d'accès à un document s'exerce par consultation sur place pendant les heures de travail; il s'exerce également, lorsque réalisable, par l'obtention d'une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d'une transcription écrite et intelligible.

10.   L'accès à un document est gratuit. Des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.

11.   (Omis).